Politik om beskyttelse af persondata

VANDIC · PRIVATLIVSPOLITIK

Senest opdateret: 4. september 2026

Hos Vandic I/S tager vi beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer, beskytter og videregiver personoplysninger, når du besøger vandic.dk, afgiver en ordre, benytter vores formularer, kontakter os eller på anden måde bruger vores webshop og tjenester.

01

Indledning

Denne privatlivspolitik gælder blandt andet, når du:

• besøger vores webshop

• opretter eller benytter en kundekonto

• tilmelder dig vores nyhedsbrev

• kontakter vores kundeservice

• afgiver eller betaler en ordre

• modtager eller returnerer en vare

• benytter vores onlineformular til fortrydelse eller retur

• reklamerer over et produkt

• deltager i en anmeldelse eller anden kundefeedback

• på anden måde benytter vores webshop eller tjenester

Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR), databeskyttelsesloven og øvrig gældende lovgivning.

02

Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger er:

03

Hvilke personoplysninger vi behandler

3.1 Identifikations- og kontaktoplysninger

• navn

• faktureringsadresse

• leveringsadresse

• e-mailadresse

• telefonnummer

• eventuelt virksomhedsnavn

• eventuelt CVR- og momsnummer

• eventuelle oplysninger om en anden leveringsmodtager

3.2 Ordre- og produktoplysninger

• ordrenummer

• bestilte produkter

• antal og produktvarianter

• ordreværdi

• rabatkoder

• leveringsmetode

• leveringsstatus

• købs- og ordrehistorik

• returneringer, refusioner og reklamationer

• oplysninger om specialtilpasning eller gravering

• kommunikation og dokumentation vedrørende ordren

3.3 Betalingsoplysninger

Ved betaling via en betalingsudbyder kan vi modtage oplysninger som:

• betalingsstatus

• betalingsmetode

• transaktionsnummer

• tidspunkt for betaling

• refusionsstatus

• begrænsede oplysninger om det anvendte betalingsmiddel

Vandic modtager og opbevarer som udgangspunkt ikke dine fulde kortoplysninger. Kortoplysninger behandles af den relevante betalingsudbyder.

Ved bankoverførsel kan vi behandle:

• betalers navn

• overført beløb

• betalingsdato

• bankens betalingsreference

• ordrenummer eller anden meddelelse

• de kontooplysninger, der fremgår af banktransaktionen

Oplysningerne bruges blandt andet til at identificere betalingen, behandle ordren og opfylde vores regnskabs- og dokumentationsforpligtelser.

3.4 Leveringsoplysninger

• navn og leveringsadresse

• telefonnummer og e-mail til leveringsmeddelelser

• valg af transportør og leveringssted

• pakkenummer og trackingoplysninger

• leveringsstatus

• oplysninger om bortkomne, afviste eller beskadigede forsendelser

3.5 Kundeservice, retur og formularer

Når du kontakter os eller benytter en formular på vandic.dk, kan vi blandt andet behandle:

• indholdet af din henvendelse

• e-mailkorrespondance

• chat- og formularbeskeder

• fornavn og efternavn

• e-mailadresse

• ordrenummer

• hvilke varer du ønsker at returnere

• eventuelle kommentarer og yderligere oplysninger

• din bekræftelse på, at du ønsker at benytte fortrydelsesretten

• billeder og anden dokumentation

• oplysninger om retur, reklamation eller transportskade

• oplysninger om returlabel eller QR-kode

• returfragtens pris og eventuelle fradrag i tilbagebetalingen

• returens trackingnummer og transportør

• status og dokumentation for returforsendelsen

3.6 Nyhedsbrev og markedsføring

Hvis du giver samtykke til markedsføring, kan vi behandle:

• navn

• e-mailadresse

• tidspunkt og metode for samtykket

• anvendt tilmeldingsformular

• tildelte rabatkoder

• afmelding eller tilbagetrækning af samtykke

• oplysninger om levering af e-mails

• åbninger og klik, hvis denne funktion anvendes lovligt

Du kan til enhver tid afmelde dig via afmeldingslinket i vores e-mails eller kontakte os på info@vandic.dk.

3.7 Anmeldelser og kundefeedback

Efter et køb kan vi, hvor det er lovligt, invitere dig til at anmelde din købsoplevelse eller de produkter, du har modtaget.

Begrænsede oplysninger som navn, e-mailadresse, ordrenummer og købsdato kan i den forbindelse blive videregivet til en anmeldelsesplatform som Trustpilot for at udsende og administrere anmeldelsesinvitationen.

Anmeldelsesplatformens egen privatlivspolitik gælder for den behandling, platformen selv foretager som selvstændig dataansvarlig.

3.8 Tekniske oplysninger og brugeradfærd

Når du besøger webshoppen, kan vi eller vores tekniske leverandører behandle:

• IP-adresse

• browser- og enhedstype

• operativsystem

• skærmstørrelse og browserindstillinger

• dato og tidspunkt for besøget

• besøgte sider og produkter

• klik og navigationsmønstre

• kurv- og checkoutaktivitet

• henvisningsside

• cookieidentifikatorer

• oplysninger om tekniske fejl og sikkerhedshændelser

Nødvendige oplysninger behandles for at drive og sikre webshoppen.

Oplysninger til statistik, personalisering og markedsføring behandles kun i overensstemmelse med dine cookievalg og gældende regler.

3.9 Forebyggelse af svindel og misbrug

Vi kan behandle oplysninger om:

• mistænkelige betalinger eller bestillingsmønstre

• gentagne mislykkede betalingsforsøg

• uoverensstemmelser mellem betaling og kundedata

• tekniske sikkerhedshændelser

• mulig misbrug af rabatkoder eller kundekonti

• resultater fra betalingsudbyderes eller Shopifys risikovurderinger

Formålet er at beskytte kunder, Vandic og webshoppen mod svindel, misbrug og ulovlig aktivitet.

04

Hvor oplysningerne kommer fra

Vi modtager hovedsageligt oplysninger direkte fra dig, eksempelvis når du:

• afgiver en ordre

• udfylder en formular

• tilmelder dig nyhedsbrevet

• kontakter os

• betaler via bankoverførsel

• opretter en kundekonto

• returnerer eller reklamerer over en vare

Vi kan også modtage oplysninger fra:

• Shopify

• betalingsudbydere og banker

• fragt- og leveringsudbydere

• anmeldelsesplatforme

• analyse- og annonceringsleverandører

• tekniske sikkerheds- og svindelforebyggelsestjenester

• en person eller virksomhed, der afgiver en ordre på dine vegne

05

Formål med behandlingen

• at modtage og behandle ordrer

• at identificere og registrere betalinger

• at fastlåse og dokumentere ordrepriser

• at levere bestilte produkter

• at sende ordre-, betalings- og leveringsmeddelelser

• at håndtere fjernlagerprodukter

• at håndtere fortrydelse, retur, refusion og reklamation

• at besvare henvendelser og yde kundeservice

• at administrere kundekonti

• at administrere rabatkoder og kampagner

• at sende nyhedsbreve og markedsføring efter gyldigt grundlag

• at udsende lovlige anmeldelsesinvitationer

• at forbedre webshoppen og kundeoplevelsen

• at administrere cookies og privatlivsvalg

• at forebygge svindel, misbrug og sikkerhedsproblemer

• at dokumentere indgåede aftaler og kundekommunikation

• at overholde bogførings-, skatte-, moms- og øvrige lovkrav

• at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav

06

Retsgrundlag

Opfyldelse af en aftale

GDPR artikel 6, stk. 1, litra b anvendes, når behandlingen er nødvendig for eksempelvis at modtage og behandle din ordre, registrere betaling, levere varen, kommunikere om ordren samt håndtere retur og reklamation.

Retlig forpligtelse

GDPR artikel 6, stk. 1, litra c anvendes blandt andet for at overholde bogføringslovgivning, skatte- og momsregler, forbrugerretlige krav og andre lovlige dokumentationskrav.

Legitime interesser

GDPR artikel 6, stk. 1, litra f kan anvendes, når behandlingen er nødvendig for vores legitime interesser i blandt andet at drive webshoppen, yde kundeservice, dokumentere kommunikation, sikre webshoppen, forebygge svindel og håndtere retskrav.

Samtykke

GDPR artikel 6, stk. 1, litra a anvendes eksempelvis ved nyhedsbrev, frivillige statistik- og markedsføringscookies eller andet udtrykkeligt samtykke. Du kan til enhver tid trække et samtykke tilbage.

07

Nyhedsbrev og direkte markedsføring

Vi sender kun markedsføring via e-mail eller anden elektronisk kommunikation, når vi har et gyldigt grundlag efter gældende regler.

Nyhedsbreve kan blandt andet indeholde:

• nyheder

• produktinformation

• tilbud og kampagner

• rabatkoder

• information om nye produkter og produktkategorier

Du kan til enhver tid afmelde dig via afmeldingslinket i vores e-mails eller kontakte os på info@vandic.dk.

08

Cookies, analyse og annoncering

Webshoppen anvender nødvendige cookies og lignende teknologier til blandt andet:

• indkøbskurv

• checkout

• login

• sikkerhed

• cookie- og privatlivsvalg

• teknisk funktionalitet

Nødvendige cookies kan som udgangspunkt ikke fravælges, hvis webshoppen ellers ikke kan fungere korrekt.

Statistik-, præference- og markedsføringscookies anvendes kun i overensstemmelse med dit samtykke, når samtykke er påkrævet.

Afhængigt af dine valg kan vi anvende tjenester som Google Analytics, Google Ads eller tilsvarende tjenester til at måle besøg og konverteringer, analysere brugen af webshoppen og evaluere annoncering.

Du kan ændre eller trække dine cookievalg tilbage via webshoppens cookieindstillinger.

09

Modtagere og databehandlere

Vi videregiver eller overlader kun personoplysninger til andre, når det er nødvendigt, relevant og lovligt.

Shopify

Vores webshop drives på Shopify-platformen. Shopify kan behandle oplysninger på vores vegne, og ved visse Shopify-tjenester kan Shopify også behandle oplysninger som selvstændig dataansvarlig efter egne vilkår.

Betalingsudbydere og banker

Oplysninger kan deles med relevante betalingsudbydere og banker med henblik på betaling, bankoverførsler, refusioner, svindelforebyggelse og lovpligtige kontroller.

Fragt- og leveringsudbydere

Vi videregiver nødvendige oplysninger til transportører som GLS og PostNord eller andre relevante transportører, når det er nødvendigt for at levere en ordre eller oprette og håndtere en returforsendelse.

Det kan blandt andet omfatte navn, leverings- eller returadresse, telefonnummer, e-mailadresse, pakkenummer, returlabel eller QR-kode samt tracking-, leverings- og returoplysninger.

Regnskab og bogføring

Oplysninger kan behandles i vores regnskabs- og bogføringssystemer, herunder Dinero, når det er nødvendigt for bogføring, momsregnskab, fakturering, dokumentation og afstemning af betalinger.

E-mail, formularer og kommunikation

Vi kan anvende Shopify Email, Shopify Forms og andre relevante leverandører til ordrekommunikation, formularindsendelser, kundeservice, nyhedsbreve og anden lovlig kommunikation.

Anmeldelsesplatforme

Begrænsede kunde- og ordreoplysninger kan deles med en anmeldelsesplatform som Trustpilot, når det er nødvendigt for at udsende og administrere en lovlig anmeldelsesinvitation.

Analyse og annoncering

Hvis du har givet det nødvendige samtykke, kan oplysninger behandles af analyse- og annonceringsleverandører som Google eller tilsvarende tjenester.

Tekniske leverandører og Shopify-apps

Vi kan anvende tekniske leverandører og apps til eksempelvis hosting, webshopfunktioner, prisstyring, sikkerhed, lagerstyring, kundeservice og automatisering.

Leverandører og fjernlagerpartnere

Hvis en leverandør eller fjernlagerpartner har behov for personoplysninger for at opfylde eller levere din ordre, videregiver vi kun de oplysninger, der er nødvendige til formålet.

Rådgivere og myndigheder

Oplysninger kan, når det er nødvendigt eller lovpligtigt, deles med blandt andet revisorer, bogholdere, juridiske rådgivere, forsikringsselskaber, inkassovirksomheder, domstole, politi, skatte- og toldmyndigheder og andre offentlige myndigheder.

10

Salg af personoplysninger

Vandic sælger ikke dine personoplysninger.

Vi videregiver heller ikke personoplysninger til andre virksomheders selvstændige direkte markedsføring uden et lovligt grundlag.

11

Internationale overførsler

Nogle af vores leverandører, herunder Shopify og visse underleverandører, kan behandle personoplysninger uden for EU/EØS.

Ved sådanne overførsler anvendes et lovligt overførselsgrundlag, eksempelvis:

• EU-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau

• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser

• godkendte bindende virksomhedsregler

• andre lovlige overførselsmekanismer

12

Opbevaring og sletning

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere, end det er nødvendigt til det formål, oplysningerne blev indsamlet til, medmindre længere opbevaring er nødvendig eller påkrævet ved lov.

Regnskabs- og ordreoplysninger

Oplysninger, der indgår i regnskabsmateriale, opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringslovens regler.

Retur, reklamation og kundeservice

Oplysninger om fortrydelse, returneringer, reklamationer, transportskader og kundeservice opbevares, så længe det er nødvendigt for at behandle sagen, dokumentere forløbet og håndtere eventuelle retskrav.

Kundekonti

Oplysninger i en kundekonto opbevares, mens kontoen er aktiv, og derefter så længe det er nødvendigt af hensyn til ordrer, lovkrav, dokumentation eller retskrav.

Nyhedsbrev

Oplysninger til markedsføring behandles, indtil du trækker dit samtykke tilbage, afmelder dig eller gør berettiget indsigelse mod behandlingen. Vi kan herefter opbevare begrænset dokumentation for samtykke og afmelding.

Cookies

Opbevaringsperioder for cookies og lignende teknologier fremgår af webshoppens cookieindstillinger eller cookieerklæring.

13

Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod blandt andet uautoriseret adgang, tab, ændring, misbrug, offentliggørelse samt utilsigtet eller ulovlig sletning.

Ingen internetbaseret løsning kan garanteres at være fuldstændigt risikofri. Hvis vi bliver opmærksomme på et brud på persondatasikkerheden, håndteres det i overensstemmelse med gældende regler.

14

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Rettighederne afhænger af omstændighederne og er ikke altid ubetingede.

Ret til indsigt

Du kan anmode om oplysninger om de personoplysninger, vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse

Du kan anmode om at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet.

Ret til sletning

Du kan i visse tilfælde anmode om sletning. Retten gælder ikke, hvis vi fortsat er forpligtet til eller berettiget til at opbevare oplysningerne.

Ret til begrænsning

Du kan i visse tilfælde anmode om, at behandlingen begrænses.

Ret til indsigelse

Du kan i visse tilfælde gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser. Du har altid ret til at gøre indsigelse mod direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet

Når betingelserne er opfyldt, kan du have ret til at modtage oplysninger, du selv har givet os, i et struktureret og maskinlæsbart format.

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis en behandling er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage.

15

Automatiserede afgørelser

Vandic træffer ikke afgørelser om kunder, som alene er baseret på automatiseret behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker kunden væsentligt.

Betalingsudbydere eller Shopify kan anvende automatiske risikovurderinger til at identificere mulig svindel. Hvis en ordre markeres som risikabel, kan den blive underlagt manuel kontrol.

16

Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os på info@vandic.dk.

Du har også ret til at indgive en klage til:

17

Ændringer til privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis det bliver nødvendigt som følge af ændringer i lovgivning, tjenester, leverandører, teknisk setup eller den måde, vi behandler personoplysninger på.

Den gældende version vil altid være offentliggjort på vandic.dk med datoen for den seneste opdatering.